Виртуальный офис для бизнеса
Что такое виртуальный офис для бизнеса
Виртуальный офис для бизнеса — это набор административных функций, юридических процессов, хозяйственных задач, которые выполняет сервисная компания для заказчиков — хозяйственных обществ, предприятий, предпринимателей. Сервисная компания выполняет роль офиса и обеспечивает поддержку коммуникаций с внешним миром, путем приема и обработки корреспонденции, телефонных звонков, коммуникации с посетителями Клиента. Если возникает потребность в организации встречи, Клиент может воспользоваться бизнес-центром сервисной компании для решения своих вопросов.
Какие услуги входят в пакет виртуальный офис
Виртуальный офис — это сервис для руководителей компаний, которым не нужно арендовать помещение, для осуществления предпринимательской деятельности, но есть потребность и обязанности осуществлять коммуникации с потребителями, подрядчиками, общественностью. Законодательство Украины, обязывает компании осуществлять оформление первичных документов при ведении бизнеса, отвечать на запросы различных учреждений и организаций, проходить налоговые проверки.
На рисунке № 1 изображен перечень обязанностей, которые должны выполняться юридическим лицом (компанией) при ведении бизнеса.
Законодательные обязательства, изображенные на рисунке №1, компания должна выполнять во время своей деятельности, руководствуясь различными нормативными актами Украины, например, ст.8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» обязывает вести бухгалтерский учет со дня регистрации, непрерывно документировать все хозяйственные операции. Чтобы бухгалтер фиксировал хозяйственные операции нужны первичные документы, составленные, подписанные и своевременно переданные в бухгалтерию. Это означает, что кто-то должен составить, распечатать, подписать, передать для оформления контрагенту, а потом вернуть документ в бухгалтерия для учета.
Постановление Кабинета Министров Украины № 419 от 28.02.2000 года «Об утверждении Порядка представления финансовой отчетности» обязывает, каждую компанию отчитываться о своей хозяйственной деятельности, в четко оговоренные сроки.
Компания обязана коммуницировать с контрагентами, не только для решения вопросов бизнеса, но и выполнения законодательства по документированию хозяйственных операций.
В пакет услуг виртуальный офис входит опция обработки первичной документации и согласования деталей с контрагентами Клиента, касающихся оформления первичных документов. Все это возможно, когда Клиент заказывает услугу виртуальный офис, регистрирует компанию в бизнес-центре сервисной компании. Имея бизнес-адрес по месту предоставления услуг виртуального офиса, сервисная компании с первого дня регистрации компании Клиента начинает обрабатывать телефонные звонки, координировать документооборот, поступающей в адрес Клиента.
Все документы, поступающие на бизнес-адрес компании Клиента будут обработаны, а именно:
1) получены, оцифрованы и направлены на почтовый ящик, соответствующего сотрудника Клиента;
2) в оговоренный в договоре срок, доставлены физически Клиенту;
3) в случае необходимости, юридический отдел сервисной компании, разработает проекты запросов, ответов, других юридических документов и согласует их с руководством компании Клиента, для дальнейшей отправки адресату.
Виртуальный офис позволяет руководству компании Клиента сосредоточиться на главных задачах, целях бизнеса, а телефонные звонки, электронную почту обработают сотрудники сервисной компании. Важные звонки, будут перенаправлены на ответственных сотрудников компании Клиента, а остальные зафиксированы в соответствующем документе-отчете и направлены на почтовый ящик Клиенту.
В случае сообщения контролирующих органов о проверке, Клиент имеет возможность провести встречу с проверяющими в бизнес-центре, сервисная компания подготовит комнату, предоставит необходимую технику, распечатает необходимые документы.
Для какого бизнеса подходит услуга виртуальный офис
На рисунке №2 описаны характеристики предприятий, которым стоит воспользоваться услугой виртуальный офис.
Если ваш бизнес имеет похожие характеристики, руководству компании следует проанализировать все недостатки и преимущества нынешнего состояния, смоделировать и ответить на вопрос, что произойдет с компанией, если воспользоваться услугой виртуальный офис.
На наш взгляд, преимущества весомые, во-первых, исчезнут нераспределенные обязанности, которые необходимо время от времени делегировать различным сотрудникам, во-вторых, за счет улучшения документооборота и информационной коммуникации, уменьшится количество неудобных ситуаций с несвоевременными ответами, отсутствием надлежащим образом оформленных первичных документов, в-третьих, улучшится репутация компании, а как следствие и возрастет прибыль.
Сколько это стоит
Стоимость таких услуг значительно ниже содержание собственного офиса с соответствующим персоналом. Например, в бизнес-центре «Ваш адрес» можно заказать базовый пакет за 3200 гривен в месяц. На рисунке №3 изображено наполнения пакета базовый.
Детальную информация о услуге можно найти, перейдя по ссылке Секретарский Сервис