Віртуальний офіс для бізнесу

Що таке віртуальний офіс для бізнесу

Віртуальний офіс для бізнесу – це набір адміністративних функцій, юридичних процесів, господарчих задач, які виконує сервісна компанія для замовників – товариств, підприємств, підприємців. Сервісна компанія виконує роль офісу та забезпечує підтримання комунікацій з зовнішнім світом, шляхом приймання та оброблення кореспонденції, телефонних дзвінків, зустрічає відвідувачів Клієнта. Якщо виникає потреба у проведенні зустрічі, Клієнт може скористатися бізнес-центром сервісної компанії та вирішити свої питання.

Які послуги входять в пакет віртуальний офіс

Віртуальний офіс це сервіс для керівників компаній, в яких не має потреби в оренді приміщення для здійснення підприємницької діяльності, але є потреба та обов’язки здійснювати комунікації, з споживачами, підрядниками, громадськістю. Є обов’язки закріплені в законодавстві України, здійснювати оформлення первинних документів під час ведення бізнесу, відповідати на запити різних установ та організацій, проходити податкові перевірки.

На малюнку № 1 зображено перелік обов’язків які повинні виконуватись юридичною особою (компанією) під час ведення бізнесу.

Законодавчі обов’язки зображені на малюнку №1, компанія мусить під час своєї діяльності керуватись різними законодавчими актами України, наприклад, ст.8 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” зобов’язує вести бухгалтерський облік з дня створення, безперервно документувати всі господарські операції. Щоб бухгалтер фіксував господарські операції потрібні первинні документи, складені, підписані та вчасно передані в бухгалтерію. Це означає, що їх повинен хтось складати, роздруковувати, підписувати, передавати контрагенту для підпису, а потім повертати в бухгалтерію для обліку.

Постанова Кабінету Міністрів України № 419 від 28.02.2000 року “Про затвердження Порядку подання фінансової звітності” зобов’язує, кожну компанію звітувати про свою господарську діяльність, в чітко обумовлені строки.

Компанія зобов’язана комунікувати з контрагентами, не тільки для вирішення бізнесових питань, але и виконання законодавства щодо документування господарських операцій.

В пакет послуг віртуальний офіс входить опція обробка первинної документації та узгодження деталей з контрагентами Клієнта, щодо оформлення документів. Все це можливо, коли Клієнт замовляє послугу віртуальний офіс, реєструє компанію в бізнес-центрі сервісної компанії. Маючи бізнес-адресу за місцем надання послуг віртуального офісу, сервісна компанію з першого дня реєстрації компанії Клієнта починає обробляти телефонні дзвінки, координувати документообіг, що надходить на адресу Клієнта.

Всі документи, що надходять на бізнес-адресу компанії Клієнта будуть оброблені, а саме:
1) прийняті, оцифровані та направлені на поштову скриньку, відповідному співробітнику Клієнта;

2) в обумовлений в договорі термін, доставлені фізично Клієнту;

3) у разі потреби, юридичний відділ сервісної компанії, розробить проекти запитів, відповідей, інших юридичних документів та погодить їх з керівництвом компанії Клієнта, для подальшої відправки адресату.

Віртуальний офіс дає змогу керівництву компанії Клієнта зосередитись на головних задачах, цілях бізнесу, а телефонні дзвінки, електронну пошту оброблять співробітники сервісної компанії. Важливі дзвінки, будуть перенаправлені на відповідальних співробітників компанії Клієнта, а решта зафіксовані у відповідному документі-звіті та направлені на поштову скриньку Клієнту.

У разі повідомлення контролюючих органів про перевірку, Клієнт має можливість провести зустріч з поревіряючими в бізнес-центрі, сервісна компанія підготує кімнату, надасть необхідну техніку, роздрукує необхідні документи.

Для яких бізнесів підходить послуга віртуальний офіс

На малюнку №2 відображено характеристики підприємств, яким варто скористатися послугою віртуальний офіс.

Маючі подібні характеристики, керівництву компанії варто проаналізувати всі недоліки та переваги нинішнього стану, змоделювати та відповісти на запитання, що відбудеться з компанією, якщо скористатися послугою віртуальний офіс.

На наш погляд, переваги вагомі, по перше, зникнуть нерозподілені обов’язки, які необхідно було час від часу делегувати різним співробітникам, по друге, за рахунок покращення документообігу та інформаційної комунікації, зменшиться кількість незручних ситуацій з невчасними відповідями, відсутністю належним чином оформлених первинних документів, по третє, покращиться репутація компанії, а як наслідок и зросте прибуток.

Скільки це коштує

Вартість таких послуг значно нижча за утримання власного офісу з відповідним персоналом. Наприклад у бізнес-центрі “Ваша адреса” можна замовити базовий пакет за 3200 гривень на місяць. На малюнку №3 зображено наповнення пакету базовий.

Детальну інформацію про послугу можна знайти за посиланням (Секретарський Сервіс